A Finalidade dos Controles Financeiros em Uma Pequena Empresa

Qual é o Grau de Importância do Fluxo de Caixa Para as Pequenas Empresas? Qual a Principal Característica do Fluxo de Caixa? 

Os empreendimentos não têm consistência se não contiverem um adequado planejamento financeiro, o qual pode estar integrado em um Plano de Negócios, explicitado num Plano de Projeto ou qualquer outra forma de apresentação. Daí é fundamental que o recebimento e o uso de recursos financeiros sejam devidamente registrados, acompanhados e controlados a fim de prestar contas aos fornecedores ou aos responsáveis pela avaliação da eficácia de sua utilização. Sendo assim, é necessário a criação de instrumentos capazes de fornecer as informações relevantes de modo inequívoco.

A cada dia, o mundo dos negócios se torna mais globalizado e um número maior de empresas está trabalhando com informações compartilhadas e simultâneas, pois isso aumenta os requisitos dos instrumentos financeiros, os quais cada vez mais são passíveis de uso em países com legislações diferentes. Espera-se que, com os instrumentos financeiros e seus controles, seja possível evitar mal-entendidos sobre a situação de uma pequena empresa, seus lucros (ou prejuízos) a evolução de seu patrimônio e sua rentabilidade para os sócios.

No dia-a-dia de uma empresa, é necessário saber sobre a suficiência dos fundos existentes para pagar empregados, fornecedores, prestadores de serviços e demais intervenientes. Igualmente importante, é ter a certeza sobre o recebimento dos serviços prestados e vendidos. E, para atender a tais requisitos, é necessário implantar os processos nas pequenas empresas e as correspondentes estruturas organizacionais de modo integrado, para que fluam as informações a fim de gerar os relatórios e documentos financeiros. Assim fazendo, os mecanismos de Administração Financeira irão contribuir para apoiar a administração da empresa a conseguir chegar a seus objetivos.

Fluxo de Caixa – Conceitos, Finalidades e Características

Trata-se de um documento que retrata todas as entradas e saídas no caixa da empresa; ou seja, receitas e despesas classificadas conforme sejam direcionadas a operações, investimentos ou financiamentos associados ao tempo, permitindo saber qual o volume de recursos empregados em cada uma dessas atividades em um intervalo de tempo. Daí, um resultado mostrado no Fluxo de Caixa é o saldo disponível no caixa da empresa a cada dia, semana ou mês.

Isso significa que, se forem adequadamente classificadas as receitas e as despesas, o fluxo de investimentos e sua recuperação e os mecanismos de financiamento do capital de giro, é possível criar um controle que mostre a forma como essas operações estão se processando e identificar as insuficiências / excessos de caixa para cumprir os compromissos da organização.

Uma das características do Fluxo de Caixa é que ele abriga dados referentes a eventos que já ocorreram e os que ainda vão acontecer. Por exemplo: _ em um determinado contrato prestado, a empresa já pode ter recebido algumas parcelas e ter a receber por outros ainda não prestados. Dessa forma, ela terá lançamentos no Fluxo de Caixa que se referem a eventos já realizados e lançamentos relacionados a previsões, os quais têm certo grau de incerteza. Esse assunto se torna mais complexo na medida em que a empresa tem de fazer previsões sobre o modo como o recurso será usado, pois na falta de um método razoável é necessário fazer a correção das previsões, na medida em que as despesas e receitas vão ocorrendo. Assim, a empresa obtém um Fluxo de Caixa previsto e um realizado.

Exemplo de Fluxo de Caixa da Padaria Kalleb:

(Não se Espantem Com os Valores, Pois Esse “Case” é de 2003)

Imagine uma padaria que fabrica pão árabe e os vende a outras confeitarias, que o revendem. Suponha que o dono do estabelecimento (Sr. Kalleb) tenha dois (2) padeiros que recebem um salário de R$ 600 mensais e os encargos trabalhistas representem mais R$ 600 mensais. Além disso, há uma faxineira com salário de R$ 250 com encargos de mais R$ 250.

Para produzir pães, o Sr. Kalleb compra trigo de boa qualidade – importado de seu primo argentino – cujo custo mensal é da ordem de R$ 3.000, mas depende da cotação do dólar, o qual corresponde a U$ 1.000 por mês. Além disso, a padaria ainda gasta R$ 500 com fermento, sal e água. O investimento inicial – representado pela construção de um forno, locais para secagem, esfriamento do pão, além das instalações sanitárias e escritório – foi de R$ 12.000, os quais saíram dos próprios recursos do Sr. Kalleb. Mensalmente, o Sr. Kalleb paga a conta de energia elétrica no valor de R$ 700 e o aluguel da loja de R$ 1.200.

O transporte dos pães para as padarias-clientes é realizado por um veículo alugado, o qual trabalha 4 horas diárias e custa R$ 2.000 por mês. A padaria tem dez (10) clientes, dos quais três (3) deles são seus primos e para os quais vende em condições especiais. O Sr. Kalleb vende o pão a R$ 0,50 a unidade, sendo o pagamento contra entrega para os clientes comuns e esses sete (7) clientes comuns compram 42.000 pães por mês. Já os três (3) primos também compram boa quantidade mensalmente (18.000 pães), mas só pagam no final do mês seguinte.

Resumindo:

DESPESAS:

• Salários e Encargos ...................................... R$ 1.700
• Material ...................................................... R$ 3.500
• Energia Elétrica .......................................... R$ 700
• Aluguel ....................................................... R$ 1.200
• Transporte de Pães ......................................R$ 2.000

Total das Despesas .................................................R$ 9.100

RECEITAS:

• Venda de Pães ............................................ R$ 30.000

Total das Receitas ................................................. R$ 30.000

RECEITAS – DESPESAS .................................... R$ 20.900

Entretanto, o Sr. Kalleb deve pagar outras despesas administrativas – telefone, contador e perdas por uso indevido – dando um total mensal de R$ 1.000 e, além disso, ele retira de pró-labore cerca de R$ 2.000. Dessa forma, abatendo do saldo chega-se ao valor de R$ 17.900. Mas, ele entendeu que o valor inicialmente investido (R$ 12.000) deveria ser considerado um empréstimo para a padaria.

Diante disso, ele resolveu fazer uma retirada adicional a cada mês – à título de recuperação do capital investido – de R$ 2.000 e, desse modo, o saldo mensal deveria ser de R$ 15.900. Entretanto, ao chegar ao fim do mês, não foi esse o valor que o Sr. Kalleb constatou no caixa da padaria. Por quê? Sem querer entrar na vida familiar dele é preciso dizer que os seus primos foram os responsáveis por essa diferença, pois:

• Os três primos brasileiros pagavam o pão somente um mês depois – isso representava R$ 9.000 de diferença no 1º mês – e o pagamento de cada Mês está defasado sempre em um mês.
• O primo argentino vendia o trigo da melhor qualidade, mas exigia o pagamento de lotes para três (3) meses; isto é, cada compra seria de R$ 9.000 – o que representava o trigo para o mês corrente e um estoque de dois (2) meses.

Assim sendo, no final do 1º mês, o Sr. Kalleb, em vez de ter um saldo de R$ 15.900, tinha apenas R$ 900 porque havia dado um crédito de R$ 9.000 por mês a seus três primos do Brasil e de R$ 6.000 ao primo argentino, compensado pelo estoque de trigo para dois (2) meses. Se o Sr. Kalleb não tivesse feito o Fluxo de, ele não poderia compreender a situação financeira de sua padaria.

Portanto, se o empresário não souber trabalhar adequadamente o Fluxo de Caixa ele poderá ter recursos insuficientes para pagar suas despesas, embora em longo prazo possa obter lucros razoáveis. Isso demandará uma engenharia financeira que poderia ter sido prevista e, dessa forma, poderia ser evitada ou administrada pela busca de soluções alternativas ou de capital de giro para compensar a falta de recursos.

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