Quais São os
Subsistemas Que Compõem Uma Empresa na Teoria dos Sistemas Abertos? Em
Que Consiste o Ambiente Externo da Organização? Quais as Etapas do Processo
Decisório Nos Sistemas Abertos?
O processo de tomada de decisão
em grupo foi desenvolvido para eliminar uma lacuna existente no processo
individual e, para isso, tomamos emprestado alguns conceitos da Escola Clássica
de Administração e da Escola Behaviorista para conferir maior clareza à essa
abordagem. Apresentaremos uma ferramenta que os gerentes poderão usar ao analisar
os problemas em grupo e discussões sobre a tomada de decisões.
A literatura a respeito da tomada
de decisão em grupo é extensa e as pesquisas sugerem que as decisões de maior
qualidade podem ser alcançadas por grupos e não por indivíduos, embora possam
ser mais demoradas. No entanto, é importante que o grupo tenha um processo a
seguir, o qual será descrito a seguir.
Considera-se “sistema aberto” uma empresa que recebe
insumos do ambiente externo (matéria-prima como carvão, por exemplo), os
transforma e fornece produtos ao ambiente externo. Esse processo de
transformação é útil na análise de problemas e na tomada de decisão, na medida
em que permite que os tomadores de decisão enxerguem a empresa sob a
perspectiva do processo, ou da cadeia de valor.
Os Subsistemas da Empresa
Na Teoria dos Sistemas Abertos
uma empresa é formada por vários subsistemas e, entre eles, encontramos:
·
Missão, Visão e Valores: Esse subsistema
descreve o propósito (Missão) da empresa ou, como Peter Drucker perguntaria,
“qual é o nosso negócio?” Descreve também a Visão que a organização tem para o
futuro: “qual deve ser o nosso negócio?” e os Valores e crenças compartilhados
na empresa.
·
Subsistema Gerencial: Esse subsistema
descreve as práticas gerenciais e o estilo de liderança da organização.
·
Subsistema Humano, Cultural e Social: Esse
subsistema descreve as pessoas da organização, seu conhecimento, suas
habilidades, seus valores, suas crenças e de que forma, juntos, eles contribuem
para a cultura da empresa.
·
Subsistema Estrutural: Há duas dimensões
nesse subsistema. Uma lida com as relações de subordinação, conforme
especificadas no organograma da empresa e, a outra, lida com a tomada de
decisão, onde as decisões são tomadas na empresa e se ela é responsiva ao
ambiente externo.
·
Subsistema Tecnológico: Esse subsistema
descreve a tecnologia usada para realizar o trabalho, gerar informações e etc.
Na Teoria dos Sistemas Abertos, o
ambiente externo da organização – com o qual ela interage – consiste em:
·
Ambiente de Tarefa: Inclui os clientes,
fornecedores e concorrentes da organização ou aqueles mais próximos dela, com
quem interage com mais frequência. Inclui também as mudanças tecnológicas que
podem impactar o setor.
·
Ambiente Geral: Trata-se do ambiente no
qual a empresa atua e inclui o elemento jurídico, de regulamentação, recursos
naturais, economia, sociedade, educação, cultura, valores, crenças e o clima.
Etapas do Processo Decisório em Sistemas Abertos
1ª) Determinação da Estratégia: Identificação inicial de um problema ou dos
sintomas de um problema. Entre as perguntas que o tomador de decisão precisa
fazer estão:
·
Qual é a nossa meta ou objetivo?
·
Identifique as lacunas de desempenho, as
diferenças entre nossos objetivos e meta e os resultados reais.
·
A lacuna é importante?
2ª) Avaliação do Problema ou
Estratégia: Perguntas importantes que o tomador de decisão deve fazer se
ele concluir que a decisão é, de fato, necessária:
·
É necessária alguma ação de emergência? (Ex:
evacuar o edifício, para só depois descobrir como o fogo começou).
·
É necessária uma reunião para análise do
problema em grupo? O tomador de decisão dispõe de informações suficientes sobre
o “verdadeiro problema” para tomar uma decisão ou seria útil contar com a
colaboração de outros?
·
Quem são as pessoas certas a se consultar para
obter informações e conhecimentos relevantes sobre a situação?
·
Quem poderia ser impactado por uma decisão, e
essas pessoas têm capacidade de resistir?
·
Quem mais tem o poder, a autoridade e a
influência para aprovar a decisão? Eles devem ser convidados?
·
Quais serão a hora e o lugar certos para a discussão?
3ª) Abrindo a Reunião e
Estabelecendo as Regras de Conduta: Quando todos os participantes estiverem
presentes, o tomador de decisão deve definir as regras de conduta. Logo que a
organização estiver familiarizada com esse processo, essa etapa será rápida e
poderá ser realizada com um rápido lembrete nas futuras reuniões sobre análise
de problemas e tomada de decisão.
4ª) Coleta de Informações:
Essa etapa lida com a coleta de informações relativas ao problema ou à lacuna
de desempenho e, aqui, os subsistemas e os ambientes de tarefa e geral da
empresa, devem ser explorados, dependendo da complexidade da questão.
5ª) Análise dos Impactos: Uma
vez realizada a avaliação dos subsistemas e do ambiente externo da organização,
o próximo passo será realizar uma análise dos impactos. Em outras palavras,
será que uma mudança em um subsistema teve impacto adverso em outro? Ex.:
introduziu-se uma nova tecnologia (subsistema tecnológico) para a fabricação de
um produto. No entanto, os funcionários não foram treinados para utilizá-la
(subsistema humanos) e, nesse caso, a pergunta é: Um ou mais subsistemas estão
impactando outro (s) subsistema (s)?
6ª) Definição dos Problemas:
O objeto das 5 primeiras etapas na abordagem de sistemas abertos é ajudar o
grupo a definir o “verdadeiro problema” versus
os sintomas do problema. Por exemplo: uma empresa pode estar apresentando uma
elevada taxa de rotatividade de funcionários. A gerência acredita que o
problema está na remuneração não compatível com o mercado e exige que o RH
desenvolva um novo sistema de remuneração. No entanto, uma avaliação dos
subsistemas pode revelar que (1) a
tecnologia da empresa não está atualizada e os trabalhadores – especialmente os
da área tecnológica – buscarão a tecnologia mais atual, a fim de dar
continuidade ao seu desenvolvimento pessoal; (2) não existe um sistema de plano de carreira e, portanto, os
trabalhadores do conhecimento veem oportunidades limitadas de crescer na
organização. Sendo assim, ao definir o “verdadeiro problema” a conclusão deve
incluir as seguintes questões:
·
O Objetivo:
O que estamos tentando alcançar?
·
O
Obstáculo: Que obstáculo (s) no caminho do objetivo precisa (m) ser
eliminado (s)?
7ª) Identificação das
Alternativas: Após a identificação do verdadeiro problema, o próximo passo
é considerar as alternativas para resolver a situação. Diante disso, o
responsável pela decisão – que lidera a discussão sobre análise do problema em
grupo – definirá algumas regras adicionais como a identificação das restrições,
a busca de alternativas e a suspensão do julgamento.
8ª) Avaliação das Alternativas: Depois que
todas as alternativas tiverem sido propostas pelo grupo, cada uma delas deve
ser avaliada fazendo-se as seguintes perguntas:
·
Como essa alternativa ajudará a resolver o
problema e alcançar o objetivo?
·
Como essa alternativa não ajudará?
·
Que problemas futuros essas alternativas pode
causar?
·
Qual será o impacto dessa alternativa sobre os
outros subsistemas?
9ª) Tomada de Decisão: O
próximo passo é tomar a decisão e selecionar a alternativa que atenda aos seus
critérios. Uma consideração adicional seria garantir que aqueles com poder,
autoridade e influência estejam comprometidos com a decisão se a natureza da
mesma estiver além do alcance da autoridade do tomador de decisão e exigir as
“bênçãos” dos superiores.
10ª) Planejamento da Ação:
É importante que o tomador de decisão esclareça o seguinte, para que todos
entendam o plano e que parte eles desempenharão em sua execução:
·
O que você fará e quando?
·
O que os outros farão e quando?
·
Eles dispõem dos recursos para fazer o que
deseja que façam – como conhecimentos, habilidades, informações, orçamento,
etc.?
·
Que apoio e coordenação com outros departamentos
podem ser necessários?
·
Que sistema de controle e feedback serão implementados para avaliar o progresso?
·
Estabeleça um cronograma e marque reuniões para
avaliar o progresso
11ª) Avaliação e Controle:
Esse sistema deve ser implementado para monitorar o progresso, fornecendo feedback e informações oportunas. O
segredo é saber o que está acontecendo e, entre as perguntas importantes que o
responsável pela decisão precisa fazer, estão:
·
Está havendo progresso?
·
Que medida corretiva deve ser tomada?
·
O plano deve ser revisto?
12ª) Conclusão da Reunião:
Assim que o plano de ação é exposto e explicitado, o tomador de decisão deve
agradecer a contribuição de todos os participantes e dar a reunião como
encerrada. A minuta da reunião e o plano de ação devem ser preparados após a
reunião e distribuídos tanto entre os participantes como outras pessoas, as
quais possam ser afetadas pela decisão.
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