Projetos – Conceitos, Gestão e Instituição

 

Qual é a Finalidade do Instituto de Gestão de Projetos? Quais as Principais Características de Um Projeto? Como Gerenciar um Portfólio de Projetos? Quais São os Postos-Chave a Respeito de Programas e Projetos?

 

O Instituto de Gerenciamento de Projetos (PMI – Project Management Institute) é hoje a maior instituição no mundo exclusivamente dedicada ao fomento da atividade de Gerenciamento de Projetos. Essa instituição foi criada em 1969 nos EUA e, atualmente, conta com mais de 200.000 filiados distribuídos em cerca de 140 países.

O PMI compartilha seus padrões técnicos e éticos com a comunidade internacional de Gerenciamento de Projetos através de organizações sem fins lucrativos de âmbito regional. Com o passar do tempo, o PMI se tornou a principal associação profissional neste setor. Os associados e interessados no assunto têm à sua disposição uma extensa relação de produtos e serviços oferecidos pela instituição.

O PMBOK (Project Management Body of Knowledge) (PMBOK Guide) é um termo que abrange o universo do conhecimento da profissão de Gestão de Projetos. Esses conhecimentos vêm dos praticantes e acadêmicos que utilizam e desenvolvem as práticas amplamente testadas e aprovadas e aquelas modernas e inovadoras, com aplicação mais restrita.

Um dos principais mecanismos utilizados para compartilhamentos dos padrões técnicos e éticos é a publicação, sempre atualizada, do PMBOK - Project Management Body of Knowlwdge, um livro que reúne o corpo de conhecimento em gerenciamento de projetos. Esse livro identifica e descreve o subconjunto do universo do conhecimento de Gestão de Projetos reconhecido como boas práticas em muitos projetos na maior parte do tempo, havendo consenso pelos praticantes sobre seus valores e aplicabilidade.

O PMBOK Guide também estabelece uma linguagem comum para a profissão, servindo de referência básica para qualquer um que se interesse pelo Gerenciamento de Projetos e, como tal, não deve ser encarado como um documento que contemple a totalidade do conhecimento de Gerenciamento de Projetos.

 

Projetos

 

Segundo PMI projeto é um esforço temporário empreendido para criar um produto, serviço ou resultado exclusivo. Temporário, porque cada projeto tem início e fim definidos e, exclusivo, porque o produto (ou serviço) gerado é diferente, em algum ponto, de qualquer produto (ou serviço) existente. Um projeto possui várias características:

 

Ele é sempre Multifuncional, pois requer recursos de várias áreas, sejam recursos humanos, materiais ou financeiros;
• envolve incertezas relativas a escopo, prazos e conteúdo de forma geral, que, no início, são grandes, mas diminuem com seu andamento;

Podem sofrer Alterações de escopo, custo e prazo durante sua realização;

 

Exemplos de Projetos:

 

Construção de uma usina siderúrgica;

Desenvolvimento de um software de computador;

Construção de um prédio;

Lançamento de um novo modelo de automóvel;

Implantação de um Sistema da Qualidade;

Implantação de um sistema de medição de nível do aço para produção de lingotes.

 

Gestão de Projetos

 

Gerenciamento de projetos é a aplicação de conhecimentos, habilidades, ferramentas e técnicas às atividades do projeto a fim de atender aos seus requisitos. Todo projeto deverá ter um responsável a quem chamamos de Gerente de Projeto. Este Gerente é o responsável pelo gerenciamento do projeto. Gerenciar um projeto inclui:

 

Identificar necessidades, estabelecer objetivos claros e alcançáveis;

Balancear as demandas conflitantes de qualidade, escopo, tempo e custo;

Adaptar as especificações dos planos e da abordagem às diferentes preocupações e expectativas das diversas partes interessadas.

 

OBSERVAÇÃO: Segundo descrição do PMBOK, o gerenciamento de projetos existe em um contexto mais amplo que inclui o gerenciamento de programas, o gerenciamento de portfólios e o escritório de projetos. Normalmente, existe uma hierarquia de plano estratégico, portfólio, programa, projeto e subprojeto, na qual um programa constituído de diversos projetos associados contribuirá para o sucesso de um plano estratégico.

 

Programas

 

Um Programa é um grupo de projetos relacionados entre si, administrados e coordenados de forma centralizada para se obterem benefícios e controles não disponíveis, se forem administrados de forma individual. Os Programas possuem um Ciclo de Vida e projetos podem ser acrescentados ao longo do ciclo conforme necessidade e objetivos.

Programas podem incluir elementos de trabalho fora do âmbito do escopo de seus projetos. Os projetos de um programa podem ser associados a linhas específicas de um negócio ou a tipos gerais, como infraestrutura e melhoria interna de processos. Programas também envolvem séries repetitivas ou cíclicas de ações. Exemplos:

 

O programa de um novo modelo de carro pode ser dividido em projetos de desenho técnico e atualização de cada componente principal (por exemplo, transmissão, motor, interior, exterior), enquanto a fabricação acontece na linha de montagem;

Empresas realizam programas de construção anual, uma operação regular e contínua que envolve muitos projetos.

 

O gerenciamento de programas compreende a administração coordenada e centralizada dos projetos que o compõem, visando a alcançar os objetivos estratégicos e os benefícios do programa. A estrutura do programa precisa ser revisada e ajustada periodicamente, em resposta ao desempenho interno e a fatores externos governamentais, tecnológicos, políticos e econômicos.

 

Postos-chave a respeito de programas e projetos:

 

Executar um programa é como operar um negócio;

Ambos têm os clientes e outros envolvidos com interesse no resultado;

Ambos têm uma missão contínua, um propósito e uma visão;

Ambos também precisam de estratégias e planos com metas de longo prazo e objetivos;

O programa é composto por todos os projetos que, direta e indiretamente, conduzem ao atendimento de sua meta;

Em gerenciamento de programas, os elementos principais são planejamento, orçamento, estimativas de recursos, liderança e coordenação;

O coordenador de programa deve produzir uma série de planos específicos e relacionados, que incluem planos estratégicos, execução, custos, pessoal, comunicação, negócio e tecnologia;

Projetos bem definidos aumentam as chances de sucesso do programa;

Programas são dinâmicos e requerem revisão periódica e ajuste.

 

Portanto, o sucesso do programa é diretamente proporcional ao sucesso dos projetos que o compõem.

 

Portfólios

 

É o conjunto de projetos e/ou programas de uma organização, entidade ou gerente. Os projetos e/ou programas que compõem um portfólio não são necessariamente dependentes ou diretamente relacionados. As empresas utilizam o gerenciamento de portfólios quando já possuem uma estrutura bem consolidada de gerenciamentos de projetos. Dessa forma, o gerenciamento de portfólio passa a ser um processo de decisão dinâmico, através do qual uma lista de projetos para novos produtos (e para Pesquisa & Desenvolvimento) é constantemente atualizada e revisada.

Neste processo, novos projetos são avaliados, selecionados e priorizados; os existentes podem ser acelerados, eliminados ou "despriorizados"; e recursos são alocados e realocados aos projetos ativos. Segundo Ricardo Vargas, Gerenciamento de Portfólio significa gerir o conjunto dos projetos e programas com um todo sistêmico. Mas não é um todo indiferenciado. É, sim, um sistema que comporta diferentes graus de contribuição estratégica. Requer agrupar e discriminar todas as iniciativas, permitindo:

 

A alocação diferenciada dos recursos,

A alocação adequada dos esforços para atingir os objetivos; e

A gestão ótima dos investimentos.

 

O Gerenciamento de Portfólios está diretamente vinculado às estratégias da empresa. Se vocês lembrarem o que eu disse anteriormente, as estratégias traduzem a direção da empresa para o alcance dos objetivos. Dessa forma temos os seguintes benefícios:

 

Permite validar a estratégia corporativa;

Permite o gerenciamento de recursos;

Liga os resultados dos projetos com as estratégias organizacionais;

Mantém a visibilidade de todas as informações vitais dos projetos;

Facilita o acesso e as comunicações dentro da organização; e

Subsidia a tomada de decisões.

 

 

Convênios

 

Trata-se de um instrumento jurídico. São acordos firmados por entidades públicas de qualquer espécie, ou entre essas e organizações particulares, para a realização de objetivos de interesse comum dos partícipes.

Assim temos convênios que representam um projeto ou convênios que representam um programa onde podemos desenvolver vários projetos. Os convênios firmados entre as empresas e os seus parceiros geram ações que resultam em projetos, os quais são juridicamente contratualizados, especificando escopo, prazo e custo.

 

Contratos

 

Trata-se de um acordo em que os participantes têm interesses diversos e opostos, ou seja, quando se deseja, de um lado, o objeto do acordo ou ajuste, e do outro, a contraprestação correspondente, ou seja, o preço Contrato é um instrumento utilizado para firmar, perante terceiros, o compromisso de adquirir ou oferecer serviços, materiais e outras obrigações reciprocamente estabelecidas.

Os contratos podem variar em tamanho, conteúdo e propósito. De forma geral, há diversos tipos de contratos, como de prestação de serviços e de representação, compra e venda de bens e/ou produtos. Dessa forma podemos dizer que um convênio, além de definir um programa ou projeto, também é composto de vários contratos para sua execução.