Qual é o Propósito de Um Brainstorming? Qual a Grande
Vantagem do Diagrama de Causas e Efeitos? Em Que Consiste a Ferramenta de
Estratificação? Quando Usar a Ferramenta do Fluxograma?
A partir de 1950, as ferramentas
utilizadas nos processos de gestão foram sendo estruturadas com base em conceitos
e práticas existentes. O PDCA é um modelo cujo objetivo é a manutenção e a
melhoria dos processos e, em cada uma das etapas, são utilizadas diversas
ferramentas.
Entre os especialistas surgiram
classificações sobre a forma de agrupar e utilizar algumas dessas ferramentas
como o controle e planejamento. Outras, utilizadas com menos frequência ou a
determinados contextos, fazem parte do acervo característico, mas não recebem
classificações específicas. Sendo assim, veremos abaixo as nove (9) ferramentas
mais comuns com descrições e alguns exemplos ilustrativos.
1) Brainstorming: É um
processo grupal em que os indivíduos emitem ideias de forma livre, sem críticas
e no menor espaço de tempo possível. Tais grupos devem ter entre 5 e 12 pessoas
e é recomendável que a participação seja voluntária, com regras claras e prazo
determinado. Devem-se utilizar facilitadores treinados para lidar com grupos. O
propósito de um brainstorming é lançar, detalhando ideias com certo enfoque em
atmosfera sem inibições e buscando-se a diversidade de opiniões a partir de um
processo de criatividade grupal. Pode-se dizer que existem três (3) fases no
brainstorming:
·
Clareza e objetividade na apresentação do
assunto, problema ou situação.
·
Geração e documentação das ideias.
·
Análise e seleção.
2) Cartas de Controle: É
um tipo de gráfico que serve para acompanhar a variabilidade de um processo,
identificando suas causas comuns e especiais. As comuns estão relacionadas ao
funcionamento do próprio sistema (como projeto ou equipamentos) e as especiais
refletem ocorrências fora dos limites de controle, como falha humana, queda de
energia ou matéria-prima em não-conformidade.
Para a construção da “carta de
controle” deve-se calcular estatisticamente o limite superior de controle
(LSC), o limite inferior de controle (LIC) e a média (M) de um processo. Os
dados do processo caracterizarão – na maior parte das vezes – que o mesmo está
estatisticamente sob controle (estável) e que as flutuações são consistentes e
inerentes ao processo. Por outro lado, dados fora desses limites caracterizam
ocorrências indesejáveis (causas especiais), merecendo análise pormenorizada. De
modo geral, causas comuns devem ser tratadas via ação gerencial, enquanto as
especiais devem ser tratadas pelos próprios operadores.
3) Diagrama de Causa e Efeito:
Também conhecido como “diagrama espinha de peixe”, trata-se de uma ferramenta
de representação das possíveis causas que levam a um determinado efeito. As
causas são agrupadas por categorias e semelhanças previamente estabelecidas, ou
percebidas durante o processo de classificação. A grande vantagem é que se pode
atuar de modo mais específico e direcionado no detalhamento das possíveis
causas. As etapas de elaboração do Diagrama de Causa e Efeito são as seguintes:
·
Discussão do assunto a ser analisado pelo grupo,
contemplando seu processo; ou seja, como ocorre, onde ocorre, áreas envolvidas
e escopo.
·
Levantamento das possíveis causas e seu
agrupamento por categorias no diagrama.
·
Análise do diagrama elaborado e coleta de dados
para determinar a frequência de ocorrência das diferentes causas.
4) Diagrama de Dispersão: Ajuda
a visualizar a alteração sofrida por uma variável quando outra se modifica. Um
bom exemplo é o impacto do incremento de fertilizantes sobre a produtividade da
agricultura – quantidade colhida por hectare plantado. À medida que se
aumentava a quantidade de fertilizantes, aumentava o nível de produtividade.
Observe que o diagrama serve apenas para mostrar a intensidade da relação entre
as variáveis selecionadas, o que não garante que uma variável seja causa da
outra; ou melhor, não garante a relação causa-efeito.
5) Estratificação: Consiste
no desdobramento de dados a partir do levantamento ocorrido em categorias,
grupos ou estratos a fim de demonstrar sua composição. O objetivo é auxiliar na
análise e pesquisa para o desenvolvimento de oportunidades de melhoria, na
medida em que possibilita a visualização da composição real dos dados por seus
estratos. Por exemplo: _ pode-se imaginar como informação o número de acidentes
numa indústria. Essa informação não ajuda a compreender o problema. Porém,
quando o total de ocorrência é estratificado por departamento, turno, dia,
semana, tipo ou categoria, fornece valiosas informações sobre onde ocorre o
problema para que seja tratado de forma sistemática.
6) Fluxograma: É uma
representação gráfica que permite a fácil visualização de todos os passos de um
determinado processo. Apresenta a sequência lógica de atividades e decisões, de
modo a se obter uma visão integrada do fluxo de um processo técnico,
administrativo ou gerencial que permite a realização de análise para detectar
falhas e oportunidades de melhorias. O Fluxograma utiliza símbolos padronizados
que facilitam a representação dos processos.
7) Folha de Verificação: É
uma ferramenta usada para quantificar a frequência com que certos eventos
ocorrem, em um certo período de tempo. Pode ser analisada horizontalmente –
como ocorre normalmente – e também verticalmente, quando se deseja analisar o
impacto do período de tempo considerado. No entanto, não considera pesos ou
níveis de importância relativa entre os eventos, o que pode ser fundamental
para uma análise mais apurada.
8) Gráfico de Pareto: É um
gráfico de barras construído a partir de um processo de coleta de dados (folha
de verificação) e pode ser utilizado que se deseja priorizar problemas ou
causas relativas a um determinado assunto. A ideia surgiu de Valfrido Pareto –
economista italiano do século XIX – que foi desenvolvido baseado no estudo
sobre desigualdade na distribuição de riquezas, cuja conclusão era de que 20%
da população (pouco e vitais) detinha 80% da riqueza, enquanto o restante da
população (muitos e triviais) detinha apenas 20% – essa relação é conhecida
como a “regra dos 80/20”.
9) Histograma: É um
gráfico de barras que mostra a distribuição de dados por categorias e, enquanto
os gráficos de controle mostram o comportamento de uma varável ao longo do
tempo, o Histograma fornece uma fotografia da variável em um determinado
instante. Ou seja, o Histograma representa uma distribuição de frequência. As
frequências são agrupadas estatisticamente na forma de classes, nas quais se
observa a tendência dos valores e sua variabilidade.
10) Outras Ferramentas de
Gerenciamento da Qualidade:
·
Análise do Campo de Forças
·
Diagrama de Afinidade
·
Matriz de Priorização
·
Diagrama de Flechas
·
Diagrama de Árvore
·
Diagrama de Matriz
·
Análise PDPC
·
Matriz GUT
·
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