Reuniões Como Instrumento de Comunicação Empresarial

Quais São os Elementos Básicos Que Constituem Uma Reunião? Por Que Muitas Reuniões Falham? Quais as Principais Vantagens de Uma Reunião Produtiva? Quais os Tipos de Reuniões Mais Frequentes?

 

 

As reuniões constituem um dos instrumentos mais importantes para a gestão de qualquer empresa. No entanto – e por uma série de fatores – as reuniões são atualmente vistas essencialmente como um desperdiçador de tempo e, sob o ponto de vista de alguns gestores, "elas só servem para nos desviar do que realmente interessa e do que temos que fazer”. Deste modo, torna-se urgente conseguirmos otimizar um recurso tão importante, de forma a facilitarmos o nosso desempenho e a concretização dos objetivos, pois, muitas vezes, não possuímos a noção dos elementos básicos que constituem uma reunião. Por definição – e de uma forma simplista – uma reunião é uma associação de pessoas que se juntam com um determinado objetivo. Segundo estudos realizados no Reino Unido cerca de quatro (4) milhões de horas são gastas diariamente em reuniões, realizam-se cerca de 50 milhões de reuniões diariamente e cerca de 30% do tempo dos diretores é gasto em reuniões. O estudo concluiu que a grande maioria das reuniões são improdutivas e uma perda de tempo. Além disso, são mal aceitas pelos seus participantes, caras para as empresas e demasiado longas e rotineiras. No entanto, as reuniões são fundamentais à sobrevivência de qualquer organização, dependendo a sua produtividade da capacidade de quem as conduz. Assim, pode-se dizer que uma reunião falha porque:

 

·        Era desnecessária

·        Foi marcada com um motivo oculto

·        Os objetivos não foram transmitidos anteriormente, foram demasiadamente ambiciosos ou estavam mal definidos.

·        Os convocados não têm autoridade para implementar a decisão tomada.

·        O número de participantes era excessivo.

·        O controle foi inadequado

·        O local era inadequado

·        O tempo foi mal gerido

·        Decorre numa altura do dia, da semana ou do mês pouco apropriada.

·        Foi desvalorizada.

·        Alguns participantes saem da reunião sem perceber o que se espera deles.

·        A discussão é interminável ou tomada de forma precipitada.

·        Não existe agenda ou não foi divulgada.

 

 

Vantagens de Uma Reunião Produtiva

 

·        A troca de opiniões pode otimizar uma decisão.

·        Permite uma visão geral da organização.

·        Circunstancializa o desempenho.

·        Permite melhor conhecimento dos diferentes objetivos da empresa.

·        Pode melhorar a comunicação do grupo.

·        Facilita a tomada de decisões impopulares.

·        Promove a motivação e a coesão do grupo.

·        Possibilita maior envolvimento na execução das decisões.

 

Desvantagens

 

·        Podem ocupar tempo vital para desenvolvimento de outras tarefas.

·        Pode surgir um pensamento grupal.

·        Pode desmotivar pessoas, quando sentem que seus argumentos foram ignorados.

·        Podem transmitir sensação de manipulação, quando são mal geridas.

·        Estimulam alguma diluição da responsabilidade.

 

Frequentemente muitos gerentes são confrontados com reuniões que parecem perfeitamente inúteis só porque o seu objetivo não está definido e, para que um objetivo esteja bem estruturado, ele terá que ser claro, preciso e realista; ou seja, o gestor deverá estar adaptado às possibilidades do seu próprio grupo. Além disso, o gerente deve ser relativamente ambicioso de forma a ser motivador e, se possível, mensurável a fim de estipular o resultado pretendido e o respectivo prazo.

 

Tipos de Reuniões Mais Frequentes

 

1)    Reunião Para Tomada de Decisão: O primeiro passo será decidir que tipo de decisão têm que tomar, pois existe um determinado número de opções, pelo que o grupo terá como objetivo avaliar os prós e contras de cada uma delas. À priori não existe qualquer tipo de opções definidas em termos de criatividade e, dessa forma, o primeiro passo será criar estas opções (por exemplo através da técnica do brainstorming) para que depois os participantes possam avaliar os prós e os contras de cada uma delas.

2)    Reunião de Equipe: Normalmente existe uma periodicidade regular e podem se transformar numa rotina, deixando assim de despertar qualquer interesse. Esse tipo de reunião deve ser extremamente breve, informal e cada ponto da agenda deve ter um tempo definido. Cada ponto deve ser orientado por quem o propôs e as decisões devem ser resumidas pela chefia.

3)    Reuniões Para Resolver Problemas: Essas reuniões procuram identificar as causas de algo que está fora do planeado e, no fundo, procura-se responder a um conjunto de seis perguntas: O quê?, Porquê?, Quando?, Como?, Onde? e Quem?

4)    Reuniões Para Delegar Tarefas ou Responsabilidades: Depois de tomar uma decisão muitas vezes será necessário distribuir tarefas e/ou responsabilidades pelas pessoas que irão implementá-las. Embora a delegação não tenha que ser feita necessariamente em uma reunião, existem algumas vantagens para que ela se desenvolva nesse contexto, tais como; (A) Perceber a decisão coo um todo; ou seja, contextualizar a tarefa; (B) Clarificar pormenores que de outra forma passariam despercebidos.

5)    Reuniões de Análise de Projetos em Curso: Para analisar um projeto o gestor deve (A) determinar o que já deveria ter sido feito; (B) verificar o que já foi efetivamente realizado; (C) determinar as razões dos eventuais atrasos; (D) avaliar eventuais alterações no projeto; (E) esclarecer o que tem que ser feito; (F) referir-se a possíveis dificuldades que poderão surgir; (G) propor medidas para essas mesmas dificuldades.

6)    Reuniões de Planejamento: Têm como objetivo o planeamento de uma determinada atividade e, para elaborar um plano, o gerente deve: (A) clarificar o objetivo do plano; (B) elaborar um calendário para o plano; (C) identificar as tarefas principais; (D) listar os recursos necessários; (E) atribuir responsabilidades; (F) decidir prazos de conclusão.

7)    Reuniões Eletrônicas: O contato entre os convocados é feito através de telefone ou vídeo. São reuniões que têm regras muito específicas, tais como: (A) o gestor deve referir-se frequentemente o nome da pessoa com quem fala; (B) o gestor deve manter a ordem da agenda; (C) sempre que possível, o gerente deve usar apoios visuais (Exemplo: gráficos); (D) certificar-se que todos os participantes estão visíveis e que não haja elementos de distração; (F) quem estiver falando deve manter contato visual com os ouvintes, olhando para a câmera; (G) para que não haja sobreposição de diálogos, deve existir um breve intervalo entre os oradores; (H) evitar roupas completamente brancas, pretas, riscas, muito finas ou cores berrantes; (I) se for necessário movimentar-se, o gestor deve evitar movimentos rápidos ou bruscos.

8)    Reuniões Consultivas (ou de Vendas): (A) comunique-se eficazmente com o cliente, mostrando que conhece bem o seu problema; (B) identifique as necessidades do cliente, definindo o problema; (C) apresente a solução de forma genérica; (D) pormenorize sua solução, explicando-a passo a passo e realçando os resultados esperados; (E) procure antecipar-se às objeções; (F) apresente novamente a proposta de forma resumida e estimule discussões.

9)    Reuniões de Passagem de Informações: São naturalmente as reuniões mais eficazes se os participantes tiverem antecipadamente em seu poder um documento com a informação do que será discutido e transmitido. Assim, o gestor deverá (A) explicar o objetivo, ressaltando a importância da informação; (B) referir-se resumidamente a informação; (C) esclarecer o tempo de vai demorar. Assim o gestor deve usar frases curtas, simples e recorrendo aos maios audiovisuais. Além disso, o gestor deve estimular os participantes a tirarem suas dúvidas, evitar qualquer desvio ao tema, resumir os pontos chaves e disponibilizar-se para quaisquer esclarecimentos.

10)                       Reuniões de Motivação: Essas reuniões têm como objetivo incrementar a motivação dos seus participantes relativamente a um projeto, a um produto, a um serviço ou mesmo relativamente à empresa. Muito frequentemente, são reuniões onde se divulgam os sucessos pessoais ou grupais.   

   

 

 

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