Como Preparar Uma Reunião Empresarial

Qual o Tempo Ideal Para Uma Reunião Efetiva? Que Cuidados Devem Ser Tomados na Escolha dos Participantes? Quais as Principais Disposições Para Reuniões Com Mais de Vinte Participantes?

 

 

Preparar uma reunião produtiva exige planejamento e foco do gestor e por isso, ele deve saber definir um objetivo claro, criar e compartilhar uma pauta antecipada com os participantes. Além disso, em linhas gerais o gerente também deve limitar sua duração para evitar desperdício de tempo e saber encerrá-la, definindo um plano de ação claro, com os responsáveis. Assim, na fase de preparação, ele deverá:

 

·        Definir o objetivo da reunião

·        Criar um título para a reunião

·        Listar os assuntos a serem tratados

·        Listar os participantes

·        Local, data, hora e duração da reunião

·        Documentos necessários à reunião

·        Equipamentos necessários à reunião

·        Elaborar e distribuir a agenda (documento com a descrição sucinta da forma como se pretende que a reunião decorra).

 

 

Como Listar os Assuntos a Serem Tratados

 

·        Os assuntos devem ter uma sequência lógica;

·        Devem conter um verbo que traduza a ação a desenvolver;

·        Devem ter um tempo estipulado;

·        Podem ter um orador designado;

·        Certas pessoas poderão só estar presentes em determinadas partes da reunião;

·        Equilibre os itens urgentes e os itens importantes;

·        Elimine qualquer item desnecessário

·        A quem realmente interessa o assunto?

·        Quem pode contribuir com informações úteis ou ideias interessantes que possam influenciar nas decisões a serem tomadas e que possam ter um papel na dinâmica do grupo?

 

O tamanho do grupo é um aspecto que da maior importância, já que, muitas vezes, desse aspecto pode depender o sucesso de uma reunião. Então, os grupos pequenos (de 2 a 5 participantes) normalmente são coesos, com alta produtividade e baixo absentismo. Os grupos médios (de 6 a 9 participantes) pode-se obter alta produtividade, sendo relativamente fácil de controlar e com boa diversidade de opiniões. Já os grupos com mais de 10 participantes tendem haver muita diversidade de opiniões, dificuldades de se obter consenso, grande absentismo e dificuldades de controlar a formação de subgrupos. A partir de 12 participantes, a tarefa de quem conduz a reunião torna-se substancialmente complicada, pelo que nestas situações deverá optar por uma das seguintes soluções:

 

·        Verificar se haverá pessoas que só necessitarão de estar numa parte da reunião;

·        Fazer mais reuniões, dividindo assim o grupo;

·        Verificar se haverá alguém que possa representar um grupo de pessoas escolhidas.

 

Cuidados a Serem Tomados na Escolha dos Participantes

 

·        Convocação de observadores

·        Comparecerem pessoas em substituição de outras, sem terem qualquer noção do assunto a tratar.

·        Convocar quadros de nível hierárquico superior que tenham tendências a dominar a reunião. Pode acontecer que esse quadro acabe por dominar a sequência da reunião e que os participantes dirijam para eles todas as suas intervenções.

·        Evite convites através de estatuto, pois muitas vezes esses convocados sentem que estão perdendo tempo porque não têm nada a ver com o assunto da reunião.

 

Na escolha do local para a realização da reunião, o gerente deve considerar que o espaço médio deve ser de 3,5 m² por pessoa e, além disso, ele também deverá considerar o tipo de mesas e cadeiras adequados aos participantes, iluminação, ventilação e temperatura do local. O tipo de mesas e cadeiras e a forma como estão dispostas, vão influenciar o decorrer da reunião, tendo especial influência no grau de formalidade / informalidade da mesma e no nível de proeminência do líder. O tipo de espaço dependerá de fatores como as condições existentes e possíveis do local, o tipo de reunião, o número de participantes, o grau em que o líder pretende enfatizar o seu poder, a necessidade de haver ou não discussão e a necessidade de interação "cara a cara". Quando se pensa em uma reunião com mais de 20 participantes, existem algumas disposições que têm vantagens e desvantagens, tais como:

 

·        Anfiteatro: Esse tipo de disposição permite muitos participantes, ajuda a multiplicar as informações, permite questionar o líder e tomar notas, mas não promove participação.

·        Sala de Aula: Esse tipo de disposição permite muitos participantes, ajuda a multiplicar as informações e, embora permita tirar notas, existe grande dificuldade de contato visual.

·        Disposição em “U”: Esse tipo de disposição não permite muitos participantes, mas o poder do líder fica bem definido e permite grande interação entre os participantes.

·        Disposição em “T”: Esse tipo de disposição permite que o poder do líder seja bem definido e, embora não promova grande participação, existe boa facilidade no contato visual entre os participantes.

·        Mesa Retangular Com o Líder na Cabeceira: Trata-se da disposição mais frequente, a qual a posição do líder retrata certo autoritarismo que controla todos os elementos.

·        Mesa Retangular Com o Líder Misturado aos Demais: Esse tipo de disposição não permite muitos participantes, mas promove a participação dos membros.

·        Mesa Redonda: Esse tipo de disposição não permite muitos participantes, sendo o tipo de disposição que menos salienta o poder do líder. Promove a participação e a coesão do grupo, sendo a mais adequada quando o líder quer mais ouvir do que falar.

·        Sentados em Semicírculo Sem Mesa: Não permite muitos participantes, mas facilita o contato visual e a interação entre os participantes, embora seja difícil tomar notas. Demarca o poder do líder, mas aproxima-o dos restantes.

·        De Pé em Semicírculo: Bastante desconfortável e por isso não deve ser superior a 15 minutos. É adequada para transmitir informações breves, mas não apropriada para decisões complexas.   

 

Documentos Necessários a Uma Reunião

 

Uma reunião eficaz exige documentação em 3 momentos distintos: antes, durante e depois do encontro. Os documentos essenciais incluem a pauta (para alinhar os objetivos), os materiais de apoio (apresentações e relatórios) e a ata ou relatório para registrar as decisões e os responsáveis. Assim, o gestor deve limitar o número de equipamentos a ser utilizado, pois se forem em excesso podem distrair. Ele deve dar tempo aos participantes para lerem os diapositivos e não falar ao mesmo tempo que os mostra e, quando terminar o assunto do dispositivo, o gerente deve retirá-los de imediato. Ele deverá falar para o grupo e não para o dispositivo. Dessa forma, uma agenda bem preparada permitirá:

 

·        Que os participantes se preparem;

·        Esclarecer o nível de importância dos diferentes assuntos;

·        Controlar o objetivo;

·        Otimizar a reunião.

 

Pontos fundamentais de uma agenda:

 

·        Título da reunião;

·        Objetivo da reunião;

·        Data da reunião;

·        Hora de início e de fim;

·        Local onde a reunião vai decorrer;

·        Participantes;

·        Sequência de pontos a tratar

 

 

 

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