Que Importância Tem a Voz Para Um
Secretário? Que Atributos São Necessários Para Atuar Como Recepcionista? Como
se Portar em Ocasiões Especiais?
Num
escritório pequeno, frequentemente, o (a) secretário (a) também pode
desempenhar as funções de recepcionista, selecionando visitantes e protegendo
seu chefe de pessoas que lhe tomariam o tempo inutilmente. Mesmo em uma empresa
maior, é ele (a) quem recebe e conduz as visitas ao seu superior, uma vez que
elas tenham passado pela recepção.
De
vez em quando, um (a) secretário (a) é chamado (a) pela recepcionista para
atender a uma pessoa que não quer apresentar os motivos de sua visita. Sendo
assim, o (a) secretário (a) deve possuir boa educação e diplomacia, pois esse
profissional representa a imagem da organização nesse momento. E, não é exagero
algum afirmar que a reputação da empresa está – neste momento – nas mãos desse (a)
profissional.
A Importância da Voz do Secretário
O (a)
secretário (a) necessita de sua voz como fator de extrema importância, pois um
dos papéis desta profissão é o de transmitir informações e utilizar argumentos
para comunicar suas ideias sobre determinados assuntos, de forma clara e
pronunciando bem as palavras.
Para
falar bem, deve-se empregar a intensidade adequada da voz, o suficiente para
que a outra pessoa entenda perfeitamente o que está sendo dito. A voz não deve
ser tão alta que assuste, nem tão baixa que crie dificuldades para quem a ouça.
A voz deve ser suave, natural e deve-se variar sua entonação, pois ela pode
demonstrar vários sentimentos, tais como:
·
Calma, amor ou
meiguice.
·
Liderança,
alegria, entusiasmo, segurança ou equilíbrio.
·
Aflição,
autoritarismo, medo, tristeza ou timidez.
Existem
várias teorias sobre negócios que abordam a importância da velocidade da fala,
pois falar muito rápido pode causar mal-entendidos, uma vez que muitas pessoas
confundem ser objetivo com ser veloz. A ênfase colocada na voz pode determinar
uma ou mais palavras de valor, as quais constituem uma informação valiosa
dentro de uma determinada frase, indicando seu significado especial.
A “imagem” da voz é importante para o (a)
secretário(a), uma vez que é através da voz que
passamos a nossa imagem e a da empresa que representamos. A voz é como a
música, que exerce reações psicológicas no indivíduo, às vezes conscientes, mas
geralmente, inconscientes.
Existem
vozes que acalmam, acariciam, suavizam as expressões, despertam mansidão,
sensibilidade. Outras vozes alegram, animam, contagiam o ambiente no sentido
positivo. Despertam amizades, maior ou menor interesse ao assunto, dão vida e
cor às palavras.
Por
outro lado, há vozes que irritam, agridem, provocam dissonância, pretensão,
contradição, imperiosidade, frieza, insensibilidade. A voz muito baixa é triste.
A voz entrecortada dificulta o entendimento e não é convincente. A voz seca é
anticontagiante.
Mas,
acredite, a voz pode ser trabalhada, aprimorada. Podemos exercitar a qualidade
vocal, a articulação e a dicção para usá-la de acordo com as circunstâncias.
Por exemplo, quando for necessário falar para acalmar, o ideal é utilizar uma
voz calma, suave e ritmada. Se for necessário reforçar a argumentação e a
persuasão, o correto é utilizar uma voz alegre, entusiasmo.
O
uso correto da voz ajuda a obter sucesso nas relações comerciais. A questão não
é mudar a voz, mas modulá-la, ritmá-la, eliminando os erros, as falhas na
respiração e tudo o que possa prejudicar a clareza e a precisão na comunicação.
Ocasiões Especiais
Como
se portar diante de situações, às vezes desagradáveis, do cotidiano
profissional? Nossa rotina profissional muitas vezes é quebrada por situações
que, se pudéssemos, evitaríamos.
Mas,
como não podemos controlar as coisas que ocorrem ao nosso redor é melhor
sabermos qual a atitude mais adequada, diante desses imprevistos, tais como:
·
Morte de um
colega: se o seu relacionamento com a
pessoa que morreu era estreito, sua obrigação é comparecer ao velório e ao
enterro e prestar solidariedade à família. Não é admissível que, ainda hoje,
adultos aleguem não se sentirem estruturados para lidar com esse tipo de
situação - desagradável, sem dúvida, mas tão natural quanto ao nascimento de
alguém.
·
Morte de um
cliente: você não deve, necessariamente,
comparecer ao funeral e/ou ao velório, pois nesse caso, o mais indicado é o
comparecimento de alguém mais próximo do cliente (o vendedor, o supervisor ou o
gerente). Mas, de algum modo, você deve fazer com que a sua empresa seja
representada, enviando uma coroa de flores, por exemplo.
·
Doença de um
colega: se seu colega está hospitalizado,
faça-lhe uma visita. E lembre-se: visitas a hospitais devem ser breves – de dez
a quinze minutos, no máximo. Se a pessoa
estiver em casa, telefone antes avisando da sua visita, a qual também
deve ser breve – entre quinze a vinte minutos, no máximo.
·
Nascimento de
um filho de um colega de trabalho:
novamente sua atitude deve ser ditada de acordo com o relacionamento existente
entre vocês. Uma sugestão seria reunir colegas do mesmo departamento e dar um
presente para o bebê.
·
Gravidez
“independente” de uma colega de trabalho:
se essa foi uma decisão dela, não cabe a você julgá-la, aprovando ou criticando
sua decisão em público. Se
a gravidez pegou a colega de surpresa, seja sensível e tente perceber se, por
exemplo, ela não está precisando de uma palavra de apoio, ou uma orientação de
sua parte. Mas, tome cuidado para não falar demais, pois existem certas
situações que a melhor colaboração é ficarmos calados.
LEMBRE-SE: não julgue nunca para não se expor a julgamentos
futuros. Seja solidário para contar com a solidariedade dos outros. Enfim, sua
atitude para com os outros deverá ser baseada pela atitude que você gostaria de
ter de outros, se estivesse na mesma situação.
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