Quais as Principais Funções de um
Secretário? Que Qualidades São Necessárias? Quais São as Suas Atribuições?
Embora essa função – em sua
grande maioria - venha sendo executada nas empresas pelo sexo feminino, nos
últimos tempos temos observado um grande número de homens executando-a com
eficiência tais como os assessores, os chefes de gabinetes etc.
Nas empresas, um (a) secretário
(a) tem uma função de “staff” (assessoria) e, por esse
motivo, suas funções são parecidas com as de um administrador; tais como:
·
Planejar.
·
Organizar.
·
Coordenar.
·
Comandar.
·
Controlar
O(a) secretário(a) pode ser
considerado(a) o elo na cadeia do diálogo entre a direção da empresa e o
corpo de colaboradores. Trata-se de uma profissão competitiva, onde a maioria
das tarefas é especializada e outras exigirão o bom senso, a diplomacia e a
discrição.
No exercício de suas funções o(a)
secretário(a) pode galgar três níveis hierárquicos:
·
Júnior
(quando ainda é principiante)
·
Sênior
(quando já possui de dois a três anos de experiência)
·
Executivo (a)
(nível de diretoria – devendo, para tal, ser no mínimo bilíngüe e, normalmente,
já ter mais de 5 anos de experiência)
ATRIBUTOS PESSOAIS DO (a) SECRETÁRIO (a)
Normalmente, o (a) secretário (a)
é o (a) anfitrião (ã) do escritório da empresa e, por esse motivo, os atributos
mais importantes para quem ocupa essa posição são a diplomacia, o equilíbrio e
a compostura.
Tais atributos são necessários, a
fim de tentar evitar os incidentes inesperados que podem destruir a rotina de
um escritório.
A aparência de um (a) secretário (a)
espelha a imagem de toda empresa, na medida em que ele (a) é o “cartão de
visitas” da organização e, dessa forma, o (a) ocupante desse cargo deve possuir
uma aparência sóbria (discreta), que não comprometa a imagem de sua empresa.
Um (a) secretário (a) deve ter
iniciativa própria, estar sempre atento (a) e deve ouvir as outras pessoas com
atenção. Suas tarefas devem ser terminadas ao tempo e a hora, uma vez que esse
cargo exige alto padrão de desempenho de suas tarefas.
O (a) secretário (a) deve ter
lealdade e discrição, não devendo por isso, fazer qualquer tipo de comentário
em público sobre seu superior e muito menos expô-lo ao ridículo. O (a)
secretário (a) tem acesso a documentos confidenciais de seu chefe e também de
toda organização e, por isso:
·
Não deverá revelar os segredos comerciais, nem
mesmo após deixar a empresa.
·
Deverá saber o limite de sua autoridade.
·
Sempre solicitar instruções completas e claras,
agindo com a máxima competência e procurando sempre não comentar nem especular
sobre o que lhe for informado.
Atribuições do (a) Secretário (a)
O (a) técnico (a) de secretaria tem
várias atribuições e, dentre elas podemos destacar:
q Organizar
o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.
q Estabelecer
uma rotina diária de trabalho.
q Organizar
e manter atualizada a sua agenda e a do seu chefe executivo.
q Despachar
com seu chefe.
q Distribuir
tarefas a seus auxiliares (se tiver)
q Recepcionar
visitantes e manter contatos de interesse da empresa.
q Atender
a telefonemas, filtrando as ligações para seu chefe.
q Redigir
correspondências.
q Digitar
e reproduzir correspondências e outros documentos.
q Expedir
correspondências.
q Protocolar
documentos.
q Receber,
selecionar, ordenar, encaminhar e arquivar documentos.
q Preparar
e secretaria reuniões.
q Tomar
providências relativas às viagens dos executivos da organização.
q Controlar
o “caixa pequeno”.
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