É Possível Encontrar Tempo? Onde o Vendedor Deve
Investir Seu Tempo? Veja as Sete Dicas Para o Profissional de Vendas Tornarem
Seu Tempo Produtivo.
Para
muitos Profissionais de Vendas, o maior empecilho para aumentar seus resultados
é a falta de tempo para procurar novos Clientes, pois a maioria dos vendedores alega
perderem muito tempo cuidando dos seus atuais Clientes. Por isso, alguns curiosos
vêm prospectando novas formas de obter esse bem tão precioso do ser humano – o tempo.
Porém,
estudiosos em Marketing e Vendas vêm afirmando que é impossível encontrar mais
tempo, pois – para eles – não existe onde procurá-lo. Eles acreditam que o
pouco tempo que as pessoas têm está vivendo agora. Logo, não se pode administrá-lo.
Então, por dedução lógica só temos uma solução: tomar a decisão consciente da forma de como queremos investir nosso
tempo?
Embora
pareça relativamente simples, não é, pois as coisas que normalmente evitamos –
ou deixamos para depois – são geralmente fundamentais para o desenrolar do
nosso futuro.
Portanto,
veremos abaixo algumas importantes dicas para o Profissional de Vendas investirem
seu tempo de forma produtiva, estabelecendo alguns princípios básicos:
·
Estabeleça seus Objetivos e suas Prioridades: A boa
administração do tempo começa com o foco nos seus objetivos – o que você
realmente quer atingir. Isso significa colocá-los no papel (porque os objetivos
que ficam na cabeça, são apenas sonhos). Para os objetivos maiores e
mais complexos, deve-se quebrá-los numa série de passos menores. Dessa
forma, faça uma lista escrita do que fazer em cada um desses passos.
OBSERVAÇÃO: Uma
das razões pelas quais a maioria das pessoas “enrola” na hora de resolver
grandes tarefas é a sensação de incapacidade de enfrentar coisas tão grandes.
·
Sistema de Planejamento Semanal: Este sistema
de administração do tempo exige que o vendedor coloque semanalmente todas as
suas atividades numa agenda, priorizando-as com ‘A’ (as atividades mais
importantes), ‘B’ para aquelas em segundo plano e ‘C’ – atividades pouco
importantes – para manejar conforme o tempo disponível. O próximo passo é
priorizar as tarefas ‘A’ em ordem de importância, agora usando números.
Exemplo: A1, A2, A3, etc. Dessa forma, faça a mesma coisa com os objetivos ou
tarefas B e C, pois isso faz com que o objetivo seja muito mais fácil de
começar.
·
Priorize sua Lista de “Coisas a Fazer”: Você conhece
alguém que passe o dia inteiro com pressa, correndo de uma coisa para outra,
levemente confuso e perdido? Isso geralmente ocorre porque essas pessoas tratam
todas as coisas que aparecem como igualmente importantes. Como não existem
prioridades, não existe foco sobre o que fazer. Essas pessoas não sabem separar
o que tem que ser feito (A), do que deveria ser feito (B) e do que seria bom fazer (C).
Nem tudo o que
fazemos é igualmente importante. Por
exemplo, colocar gasolina no carro tem prioridade 'B', a não ser que você já
esteja na reserva – aí a gasolina se transforma em “A”. Pagar o aluguel na data
de vencimento é uma prioridade 'A'. Pagar um mês adiantado pode ser um 'B' ou
um 'C – dependendo da situação pessoal.
Dessa
forma, nosso conselho é: _ focalize primeiro a lista 'A' e esqueça todo o
resto. Somente depois de completar a lista 'A' é que você deve olhar para a
lista 'B'. Muitas pessoas evitam a lista 'A' porque estas geralmente são as
tarefas mais complexas e desagradáveis.
Tenha
um cuidado todo especial para evitar cair na lista 'C'. Estas são sempre as
tarefas mais fáceis e agradáveis. Aqui é que começam as dificuldades, e onde se
vê se você realmente tem disciplina.
Quando
possuir objetivos escritos, você ficará surpreendido com que rapidez passará a
ser uma pessoa disciplinada. A administração do tempo – e a definição de seus
principais objetivos na vida – andam lado a lado.
·
Administração
Pessoal Eficaz: Stephen Covey escreveu que uma Administração eficaz é
você ser capaz de viver em função dos seus valores, ao contrário de viver em
função de seus impulsos e desejos no momento. Ele desenhou uma matriz complexa
para planejar atividades baseadas numa missão pessoal, previamente escrita,
decidindo quais são suas principais atividades no cumprimento daquela missão;
e, depois, planejando suas semanas com antecedência baseando-se nos objetivos
profissionais de longo prazo, bem como valores pessoais importantes.
OBSERVAÇÃO: De acordo com Covey, a chave do sistema “é não
dar prioridade baseando-se na agenda, mas sim agendar as suas prioridades”.
Em outras palavras, os projetos importantes que o deixarão mais próximo dos
seus principais objetivos devem ser colocados na agenda com antecedência (uma
espécie de encontro com você mesmo), junto das atividades importantes e/ou
urgentes. Também é uma boa idéia separar um bloco de tempo para resolver especificamente
essas atividades. Ao invés de somente dedicar-se a coisas importantes ou
urgentes, sua agenda semanal deve também incluir atividades de longo prazo
(que, a principio, nunca parecem urgentes). Dessa forma, você estará sempre
avançando em direção aos seus sonhos mais importantes.
·
Pastas de
cores diferentes: Quando Ronald Reagan era presidente dos EUA, certa
vez foi entrevistado por um repórter que notou em cima da mesa, três pastas
coloridas que estavam sempre ali. Ao ser questionado, Reagan explicou que a
pasta verde continha atividades que precisavam de atenção urgente. AA pasta
azul continha informações importantes, e a vermelha era para questões pessoais.
·
Tarefas Inacabadas: Termine completamente uma tarefa antes de começar a
próxima. Quando você deixa de lado algo incompleto, essa tarefa continua dentro
do seu cérebro, contribuindo com mais coisas dentro da sua cabeça - terminando
por provocar uma sensação de confusão. A próxima vez que você pegar um projeto
parcialmente realizado, você tem que decidir quais passos precisam ser
novamente realizados. Realizar uma série de pequenas tarefas incompletas
desperdiça desnecessariamente o seu tempo. Se você completa uma tarefa, você
pode esquecê-la, deixando seu cérebro livre para concentrar-se na próxima
tarefa.
·
Planeje para
Trás: Administração eficaz do tempo é, basicamente,
estabelecer objetivos, com todas as atividades diárias sendo encaradas como
pequenos objetivos em si.
Decida quais são seus principais objetivos, e você pode
trabalhar para trás, levando em consideração anos, meses, semanas, dias e mesmo
atividades em cada dia. Esse tipo de planejamento vai sem dúvida organizar a
sua vida, conseguindo diariamente objetivos mensuráveis. Imagine que você está
construindo uma linda casa de tijolos, com cada tijolo representando um único
mini-objetivo importante, contribuindo para a construção definitiva da
estrutura.
·
A Tirania do
Urgente: E aquelas interrupções que
arruínam nosso cronograma? Parece sempre existir alguma coisa clamando pela nossa
atenção. Tem sempre alguém interrompendo para pedir uma opinião, ou telefonemas
de clientes, amigos e parentes. Embora existam milhares de pequenas
interrupções que podem roubar nosso tempo, nenhuma delas têm realmente este
poder - a não ser que deixemos.
Na imensa maioria das
vezes, a maior parte dos 'ladrões de tempo' pode ser colocada de lado até que
terminemos a tarefa. Quando estiver sobrecarregado de interrupções,
recomendamos que você tente:
·
Simplesmente
dizer 'não'.
·
Eliminar itens de
baixa prioridade da sua agenda.
·
Delegar ou
terceirizar algumas tarefas.
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