Como Realizar Reuniões Produtivas?
Conheça os Sintomas de Reuniões Que Desperdiçam Tempo
As reuniões são os
desperdiçadores de tempo mais institucionalizados nas organizações, embora não
existam dados precisos sobre o número de horas gasto com elas.
Como ainda não temos uma
“cura” para esse desperdício, pelo menos podemos aprender maneiras de tratar
seus sintomas:
A) Reuniões que você controla
(Tipo “A”): Nove em cada 10 serão no
formato de apresentação. Agora que você está preste a produzi-la, trabalhe
tanto na preparação como na execução. Antes de iniciar o planejamento de uma
estrutura formal (não mais do que 1
hora), pergunte-se:
·
Quais meus
objetivos?
·
Qual é minha
audiência?
·
Que fatores importantes
devem ser transmitidos?
·
Como posso melhor
comunicá-los ao grupo?
·
De que recursos
audiovisuais precisarei?
·
Onde será a
apresentação? Há limitações de tempo?
OBSERVAÇÃO: enquanto se prepara,
pense se um gráfico ou desenho irão ajudá-lo. No local da apresentação há luz
suficiente para usar uma tela? E as tomadas? Revise seu material e lembre-se
que o profissional sabe que ensaiar é o padrão.
B) Reuniões que você não controla (Tipo “B”)
: muito tempo fora de sua sala irá rotulá-lo como um “emérito participante de
reuniões” (E.P.R.) e não um batalhador sério. Os E.R.R.’s gastam metade de seu
tempo em reuniões, conferências, apresentações, etc. Mas, existem outras
maneiras de não perder tempo:
·
Vá somente à
parte que tem a ver com você.
·
Use seu chefe
como desculpa.
·
Decida os
assuntos sem reuniões
·
Envie, em vez
disso, um documento escrito
·
Assuma o controle
se o responsável estiver atrasado
·
Assuma o controle
se o responsável chegar, mas não iniciar em seguida
OBSERVAÇÃO: se tudo isso falhar e
você estiver em uma reunião inútil, é bom editar sua “lista de coisas a fazer”,
pois assim continuará sua administração do tempo pautada nas prioridades
Reuniões Produtivas
Abaixo,
algumas dicas de estudiosos para que o Gerente torne suas reuniões mais produtivas:
·
No máximo oito
pessoas (incluindo assessores), pois se presume que seja mais difícil obter a
atenção total de muitos participantes.
·
Uma reunião deve
ter “pauta”. Isto é, o assunto a ser tratado deve ser exposto a todos os
participantes com certa antecedência, para que os participantes da reunião
possam se preparar.
·
Uma reunião deve
ter no máximo uma hora e meia.
·
No máximo dois
assuntos – divididos em, no máximo, quatro tópicos.
·
O melhor horário
para ser realizada é no primeiro horário do expediente, pois se presume que uma
reunião tenha o objetivo de motivar seus participantes. Logo, o dia adequado
seria o 1° dia da semana. (2ª feira)
·
Gaste os cinco
minutos iniciais para estabelecer as regras e as etapas da reunião.
·
Conceda 5 minutos
a cada um para expor suas idéias.
·
Conceda um tempo
médio de 20 minutos para debates.
·
Se alguém chegar
atrasado, não interrompa reunião e peça para o retardatário observar as
anotações dos outros sobre os tópicos já tratados.
·
Não interrompa
quando alguém estiver falando. Anote suas idéias – para não esquecê-las – e
leve-as em questão quando tiver oportunidade.
Nenhum comentário :
Postar um comentário