Quais as
Principais Funções de um (a) Secretário (a)? Qual é o Perfil Exigido Para Esse
(a) Colaborador (a)?
Estudiosos
em etimologia e linguística acreditam que a palavra Secretário surgiu da palavra
em latim “Secretarium”, a qual significava “lugar retirado” ou “conselho
privado”. Porém, outros especialistas nos dão conta da existência da palavra
“Secretum” cuja tradução do latim seria “Retiro”, “Audiência Secreta” e “Mistério”.
Não
dá para precisar uma data específica para o surgimento da profissão de
Secretário, embora alguns estudiosos estimem que deva ter sido no Egito por
volta do ano 500 A.C.
Porém,
sabe-se que os “escribas” foram os primeiros secretários da história da
humanidade, pois eles dominavam a escrita – o que era raro para a época –
faziam contas, classificavam os arquivos e redigiam as ordens emanadas dos seus
superiores.
Após
a Segunda Guerra Mundial o cargo de secretário tomou outra dimensão, pois o
mercado de trabalho abriu suas portas à mão-de-obra feminina principalmente na
Europa e nos Estados Unidos.
Isso
ocorreu em função da escassez de funcionários masculinos, os quais foram
direcionados para os campos de batalha.
No
Brasil o fenômeno ocorreu nos anos cinquenta com a chegada das empresas
multinacionais, onde se exigia que as secretárias conhecessem as técnicas de
datilografia, taquigrafia, organização de arquivos, anotações de recados e
atendimento telefônico.
Com
o advento do treinamento gerencial nas organizações nos anos sessenta, os
empresários brasileiros passaram a valorizar a atividade secretarial, pois
possuir um(a) secretário(a) simbolizava status.
A
partir dos anos 90 a profissão passou a vivenciar seus melhores momentos e o cargo
secretarial passou a ser visto como uma atividade estratégica na organização,
pois os novos recursos tecnológicos obrigaram as empresas a mudar sua forma de
trabalho no escritório.
Diante
disso, as organizações passaram a buscar intensamente a Qualidade Total, além
da valorização dos seus clientes e dessa forma, o(a) secretário(a) deixou de
ser uma “propriedade” do executivo da empresa e se tornou um membro da própria
organização.
Etimologicamente
falando a palavra “Secretário” define uma pessoa a quem são confiados os segredos
e as confidências de seu superior imediato e, em função disso, exige-se do(a)
secretário(a) uma característica específica da sua personalidade: _ fidelidade
e cautela no tratamento de certas informações.
Além
de dominar as habilidades requeridas em um escritório, o(a) secretário(a) também
deve demonstrar grande capacidade de assumir responsabilidade sem supervisão
direta.
Ele(a)
deve possuir conhecimentos suficientes para realizar tarefas que competem ao
seu executivo, pois dentre suas funções está a de aliviar a carga de trabalho
rotineiro do seu superior imediato.
Principais Funções
de um(a) Secretário(a):
·
Planejar
e controlar a infra-estrutura gerencial.
·
Organizar
o seu local de trabalho, mantendo-o limpo e funcional.
·
Estabelecer
a rotina diária de trabalho.
·
Organizar
e manter atualizada a agenda de seu chefe executivo.
·
Despachar
com seu chefe e distribuir tarefas a seus auxiliares.
·
Recepcionar
pessoas e manter contatos de interesse da empresa.
·
Assessorar
o executivo transmitindo-lhe informações e executando as tarefas que lhe são
confiadas.
Perfil
Profissional:
Para
obter bom desempenho nessas atividades o(a) colaborador(a) deverá possuir a formação
técnica adequada, pois ele(a) deverá ter grande responsabilidade no desempenho
de sua função.
Espera-se
que esse(a) profissional possua um
conjunto de capacidades desejáveis para o exercício dessa profissão e, dentre
elas, enfatizam-se as capacidades de:
·
Análise de
alternativas e tomadas de decisão.
·
Solução de
problemas e implementação de ações.
·
Facilitação de
mudanças organizacionais.
·
Objetividade no
trato das questões profissionais.
·
Aprendizagem
·
Atualização.
·
Liderança.
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