terça-feira, 31 de maio de 2016

INSTRUTOR: Saiba Fazer Perguntas Eficazes


Agindo Como Instrutor o Gerente Deve Aprender a Fazer Perguntas Eficazes.



As perguntas representam uma das ferramentas mais importantes para os Gerentes atuando como Instrutores e elas são utilizadas frequentemente com as seguintes finalidades:





·        Para despertar interesse, curiosidade e enfocar a atenção da equipe no assunto;
·        Para estimular debates, provocando reações;
·        Para guiar a equipe em direção aos objetivos desejados;
·        Para determinar a compreensão e o entendimento do grupo;
·        Para fixar a atenção de um determinado participante; e
·        Para auxiliar um participante tímido a expressar suas opiniões.


Tipos de Perguntas


Em treinamento, normalmente são utilizados 4 (quatro) tipos de perguntas:

·        Perguntas Gerais: são dirigidas a toda a equipe, para que possam ser respondidas por qualquer um. Sua função básica é estimular o pensamento de todos e os debates. Geralmente são respondidas por um, embora vários outros tentem respondê-las.
·        Perguntas de Revezamento: mesmas perguntas feitas a todos os participantes, para respostas individuais. É uma técnica eficiente para envolver a todos e auxiliar a participação dos mais tímidos.
·        Perguntas Diretas ou Específicas: como próprio nome diz, esse tipo de pergunta é dirigido especificamente a um participante e só ele deverá respondê-la.
·        Perguntas Retóricas: esse tipo se refere a perguntas genéricas dirigidas ao grupo, sem que sejam necessárias respostas. Por exemplo: “Nós não desejamos passar o dia todo debatendo esse aspecto do problema, não é verdade?”. É usado especialmente para estimular a equipe com vistas a conclusões; após debates excessivos, sem resultados práticos.


Características de Perguntas Eficazes


Para tornar suas perguntas eficazes, o Instrutor de seguir as seguintes regras:

·        Não fazer perguntas fechadas
·        Fazer sempre perguntas breves e facilmente respondidas
·        Refazer uma pergunta sob outro ângulo (ou enfoque) caso a pergunta original não tenha sido compreendida
·        Limitar cada pergunta a um conceito principal
·        Sempre que possível, fazer perguntas realmente objetivas
·        Planejar previamente as perguntas com a necessária flexibilidade para eventuais ajustes, conforme as perguntas
·        Dirigir as perguntas ao grupo e, mesmo nos casos de perguntas diretas, fazê-las e designar quem respondê-la (pois, citando o nome do participante antes de formular a pergunta, pode levar os demais a não darem a devida atenção)
·        Distribuir igualmente as perguntas, sem seguir uma ordem 
·        Não formular perguntas que criem antagonismos
·        Evitar perguntas que ninguém possa responder, sejam perguntas gerais ou diretas
·        Formular perguntas de modo amigável e sincero, em tom de voz que encoraje os participantes


Manejando Resposta e Perguntas dos Participantes





Assim como existem regras básicas para o Instrutor formular perguntas, também existem regras para o manejo eficaz das respostas dos participantes. E são igualmente importantes, porque respostas manejadas inadequadamente causarão desinteresse pelas perguntas seguintes ou pelo próprio assunto:

·        Dar tempo para a resposta ser elaborada, em casos de perguntas diretas
·        Dar tempo maior para a elaboração de respostas, em caso de perguntas gerais
·        Jamais responder as próprias perguntas
·   Agradecer a todas as perguntas e em caso de boas respostas, adicionar algum comentário favorável

Todo Instrutor deve estar preparado para manejar perguntas formuladas pelos participantes e a maioria delas deve ser respondida diretamente, por se tratarem de perguntas de esclarecimentos. Entretanto, podem surgir perguntas para “encurralar” ou “testar o instrutor” e às vezes é difícil distinguir as finalidades das perguntas, o que depende muito do conhecimento que o instrutor possui de cada participante. 
Também podem surgir perguntas que o instrutor não saiba a resposta, ou não queira responder. Por isso, as diretrizes abaixo ajudarão o instrutor a manejar perguntas em diversas situações:

·        Responder quando for possível uma resposta clara, lógica e convincente. Não sofismar e se for o caso, solicitar a repetição da pergunta com maiores detalhes, exemplos ou ilustrações.
·        Mesmo tendo a resposta “na ponta da língua” dar tempo adequado para responder
·        Usar a técnica da reversão, dirigida ao participante que formulou a pergunta
·        Nos casos em que o instrutor não sabe responder: dizer que não sabe / oferecer-se para pesquisar a respeito e informar depois / dirigir a pergunta a um dos participantes que tenha condições efetivas de responder
·        Quando a pergunta for relacionada a assunto ainda a ser abordado, anotá-lo para responder na hora adequada. Não alterar o plano de aula ou a seqüência dos assuntos
·        Perguntas irrelevantes (ou não referentes ao assunto) devem ser isoladas de forma diplomática, ou conforme o caso, respondidas após a aula
·        Sempre manter a calma, a cordialidade e o entusiasmo, lembrando que algumas perguntas podem dizer respeito a um assunto que foi omitido.