A ) Diagnose da forma de planejar o trabalho e utilizar o tempo (quanto tempo é dispendido em cada atividade e quais são as principais fontes de desperdício)
B ) Soluções dos problemas diagnosticados como
fontes de desperdício do tempo e planejamento do trabalho.
C ) Aplicação do tempo ganho em atividades
produtivas do ponto de vista individual, gerencial e organizacional.
Objetivando ajudar o executivo/gerente/profissional
a resolver seu problema Planejamento do Trabalho e Administração do Tempo,
apresentamos a seguir uma série de questões relacionadas com as etapas A, B e C
anteriores.
Se você tem qualquer dúvida sobre a resposta
adequada a um item, consulte um subordinado/chefe/companheiro. Procure responder às questões dentro do que
realmente acontece; o importante é "acertar" a resposta, mas aprender
algo com o preenchimento do questionário.
Não considere aquilo que "deveria"
acontecer. Não deixe questões sem resposta. Responda as perguntas
abaixo, marcando um "x" para cada resposta. Não leia os resultados no final,
antes de responder a todas as perguntas, pois senão o teste perderá a
veracidade.
Perguntas
|
Raramente
(a) |
Às vezes
(b) |
Frequente-
mente (c) |
1. Você sabe, de forma quantificada e precisa,
quantas interrupções sofre ao longo de um dia da trabalho?
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2. No finaI do dia você analisa seu tempo
comparando o que foi previsto e o que foi realmente realizado?
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3. Ao programar seu dia de trabalho você
primeiro pensa nos objetivos e respectivas prioridades e somente após
prioritarizados os objetivos, pensa em quais atividades deve desenvolver para
atingir cada um deles?
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4. Você procure dedicar a cada
objetivo/atividade períodos de tempo diretamente proporcionais à importância
(do ponto de vista de resultados) de cada objetivo/atividade?
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5. Você registra e/ou sabe quanto tempo gasta
diariamente com entrevistas, reuniões, documentação, telefonemas. internet
etc.?
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6. Você consegue ocupar a maior parte do
tempo de seu dia de trabalho com as tarefas importantes, que trazem mais
resultados e são programadas por você mesmo, deixando em segundo plano as
tarefas que, embora urgentes, sofrem pressão imediata para sua execução,
porém por parte de terceiros?
|
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7. Sempre que necessário você sabe dizer
"não" sem causar maiores conflitos e problemas em suas relações com
as outras pessoas?
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8. Ao analisar suas fontes de felicidade, em
todos os aspectos de sua vida (esposa, filhos, trabalho, lazer etc.), você
descobre que o trabalho não é sua principal razão de viver?
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9. Você acredita que as principais soluções
dos seus problemas de planejamento de trabalho e gestão do tempo dependem
basicamente de você e não de ações externas (seu chefe, subordinados etc.)?
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10. Você está consciente de que para implantar
quaisquer soluções em Administração do Tempo o ideal é fazê-lo solução por
solução, da mais importante para a menos importante, evitando a implantação
de 3 ou 4 soluções simultâneas?
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11. Seus subordinados trazem a você problemas
acompanhados das respectivas soluções?
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12. Ao tratar de 3 ou 4 problemas com uma mesma
pessoa, você inicia a entrevista pela discussão do problema mais importante?
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13. Ao marcar uma entrevista/reunião você
define para a outra parte o momento do "início" e o momento do
"término" da respectiva atividade?
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14. Você utiliza a agenda semanal (5/6 dias na
mesma página) e não a agenda diária (1 dia na mesma página) para programação
do seu tempo?
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15. Você programa atividades rotineiras para o
período do dia em que está mais cansado, reservando para os períodos de
descanso/tranqüilidade as atividades não rotineiras?
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16. Ao longo do seu dia da trabalho você se
preocupa em identificar e executar os 20% de ações responsáveis por 80% dos
resultados obtidos (Princípio de Pareto), pois está provado que muitas vezes
tarefas com igual duração trazem resultados completamente diferentes?
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17. O critério que você usa ao distribuir seu
tempo entre seus subordinados, é o de atribuir mais tempo ao subordinado que
executa a atividade mais importante e/ou precisa de mais treinamento,
evitando critérios tais como amizade, gosto pelo tipo de atividade etc.?
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18. Durante sua ausência, sua secretaria (ou
pessoa com função similar) é capaz de resolver/encaminhar pelo menos 30% dos
assuntos/problemas propostos?
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19. Você costuma definir previamente com sua
secretária (ou similar) ações preventivas em relação a determinados
problemas? Ex.: "Se tal problema acontecer e eu não estiver aqui você
faça..."
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20. Ao solicitar ligações telefônicas você
determina uma ordem da prioridade e fornece opções, caso a pessoa chamada não
esteja ou não possa atender?
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21. Ao convocar uma reunião, você procura
definir previamente os objetivos, temário, duração, pessoas participantes,
documentos necessários, local etc.?
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22. Quando você entra de férias, o seu trabalho
não sofre solução de continuidade em 90% dos casos?
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23. Ao delegar qualquer atividade você procura
definir como pretende controlar o desenvolvimento do trabalho do seu
subordinado?
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24. Você normalmente procura manusear cada
documento uma única vez, buscando imediatamente dar-lhe uma
solução/seguimento?
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25. Ao receber qualquer documento que não lhe
interessa você o devolve ao interessado sugerindo outra destinação, em vez de
rasgá?lo ou de você mesmo encaminhá-lo a outra pessoa?
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|||
26. Você costuma executar tarefas importantes
independentemente de serem ou não do seu agrado?
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27. Você procura elaborar uma lista de tarefas
inovadoras, não rotineiras, para executar dentro de uma prioridade, ao longo
de seu dia de trabalho?
|
|||
28. Você procura reservar pelo menos 15% do seu
dia de trabalho para atividades não rotineiras, inovadoras, que exijam maior
concentração?
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|||
29. Você procura concentrar ligações
telefônicas transmitidas ou recebidas em dois ou três períodos ao longo do
dia?
|
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30. Você procura concentrar o trato de
documentos em um ou dois períodos diários?
|
|||
SOME O
TOTAL DE CADA RESPOSTA (COLUNA)
|
INTERPRETAÇÃO
DOS RESULTADOS:
Confira a pontuação e verifique se você administra bem seu trabalho e seu tempo.
Avaliação
|
Número de
respostas
|
Pontos
|
Multiplique
|
Frequentemente
|
|
3
|
|
Às vezes
|
|
2
|
|
Raramente
|
|
1
|
|
Somar o
total de
graus obtidos |
|
|
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Interpretação dos resultados
Entre 90 e 71 - Você realmente administra bem o seu
tempo e o seu trabalho; lembre-se no entanto que sempre é possível melhorar,
especialmente naquelas questões cujas respostas foram "às vezes,
raramente/nunca".
Procure cada vez mais
aumentar sua parcela de tempo/trabalho dedicada a atividades inovadoras, não
rotineiras.
Entre 70 e 50 - Você administra seu
tempo razoavelmente. Cuidado com o excesso de urgências, sua incapacidade de
dizer "não" e especialmente com aquelas questões em que você
respondeu "às vezes, raramente/nunca"; há ainda muita coisa a fazer
para melhorar.
Procure livrar?se da
rotina e dedicar seu tempo a atividades não rotineiras, inovadoras, cuja execução
traga realmente resultados para a organização e para você como profissional ou
gerente.
Entre 49 e 30 - Você tem realmente um
problema sério de Planejamento do Trabalho e de Administração do Tempo; este
problema certamente deve estar se refletindo na avaliação do seu desempenho
como gerente ou profissional.
Comece pelos itens em
que obteve respostas "raramente/nunca", que são realmente seus pontos
fracos; passe depois para as questões em que você respondeu "às
vezes".
Aí estão as
oportunidades para melhoria no uso do seu tempo.
É fundamental que
você passe a dedicar, pelo menos, uma parcela do seu tempo a atividades não
rotineiras, inovadoras e realmente importantes, do ponto de vista de
resultados.
Comece seu esforço hoje, não deixe para amanhã.
Agora você tem um
quadro bastante claro sobre a forma pela qual administra seu tempo e organiza
seu trabalho.
Lembre-se de que
quaisquer tentativas de equacionamento do problema sempre passarão pelas etapas
mencionadas no início do capítulo.
O que conta não é a intenção de resolver os problemas,
mas o efetivo desenvolvimento das ações identificadas no questionário
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