“O tempo é o nosso recurso mais escasso. Se ele não
for administrado, nada mais pode ser administrado” (Peter Drucker).
Geralmente,
os negócios se ocupam da gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de
capital, materiais, recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.
Os
quatro (4) primeiros recursos podem ser manipulados pelo homem, uma vez que o
capital poderá ser aumentado, gasto ou mantido; recursos humanos podem ser
substituídos e a informação pode ser obtida. Mas, o tempo é único e você não o
consegue tempo a mais.
O
tempo é o único recurso que deve ser gasto (investido ou desperdiçado) no
momento em que o possuímos. Dessa forma, a própria noção do tempo é um
paradoxo, pois você só pode administrar a si mesmo em relação ao tempo.
Você
não pode decidir se vai gastá-lo, mas somente como irá fazê-lo,
pois uma vez desperdiçado seu tempo ele terá passado e você não poderá
substituí-lo. A boa administração do tempo é o fator mais importante na
administração de si mesmo, de seu trabalho e até dos outros. Não tente
conquistar o tempo; trabalhe com ele; transforme-o em um amigo.
Verifique
as maneiras pelas quais controla agora o seu tempo disponível. Ninguém tem
controle total sobre sua agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua
atenção. Mesmo dentro do tempo já estruturado, você tem a oportunidade de
selecionar quais as tarefas que tratará e com qual prioridade. E, ao exercer
suas escolhas, começará a controlar melhor seu tempo.
Os princípios da
administração eficaz do tempo estão estabelecidos nas etapas abaixo:
·
Faça uma lista: nada será
feito até que esteja em uma “lista de coisas a fazer”. Mas, uma vez que haja
uma lista, todas têm uma chance.
·
Atribua prioridades: o que deve ser feito primeiro?. E a seguir ?. Arrume
os itens de sua lista por ordem de importância.
·
Faça primeiro o mais importante:
a mais alta prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina.
·
Não tolere interrupções: nem mesmo de uma oferta grátis de inspeção sanitária,
porque além disso você nem mesmo atenderá ao telefone
·
Mantenha-se no item, até que o tempo acabe: reinicie o trabalho no momento em que o tempo
estiver disponível novamente. Sempre estará.
·
Trabalhe no item 1 até que o tenha terminado: então
inicie o item 2, que agora passará a ser o item 1
Como Evitar Atrasos
Auto-infligidos:
Muitas
atividades consumidoras de tempo não estão sob seu controle, tais como:
·
Comparecer a
formatura da filha de seu chefe
·
Seu melhor
Cliente interessou-se em assistir uma peça de teatro na sua cidade
·
Um compromisso
imprevisto na Receita Federal
Nesses
casos pergunte-se o que aconteceria se você não comparecesse. Seu senso global
de prioridades o leva a dar atenção a algumas surpresas externas. O Gerente
eficaz acolhe com prazer as tomadas de decisão; elas são a razão do seu
salário.
Em
cada caso, tente obter tantos fatos quanto possíveis, porque você nunca
conseguirá reuni-los completamente. E quando obtiver todos os que puder, tome a
decisão.
A
maioria das distrações vem dos outros, mas a menos que as combata elas também
podem se configurar como auto-infligidas. Use esses remédios para evitar os
atrasos auto-infligidos:
·
Quando lhe
passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas firmemente.
·
Não gaste mais
tempo que o necessário atendendo visitantes. E não retire tempo da sua
programação para visitar inesperadamente as pessoas.
·
Se precisar sair
do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse.
·
Programe as
viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus compromissos.
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