Planeje Seu Dia-a-Dia ou Torne-se um Apagador de Incêndios

Por Que Muitos Gestores São Apagadores de Incêndio? Qual o Período do Dia Que Você Mais Produz? Você Planeja Seu Dia-a-Dia?

No meio do seu dia-a-dia de um Gerente sempre aparecem coisas urgentes para serem realizadas imediatamente e, além disso, muitos gestores acabem perdendo tempo precioso correndo atrás da “bagunça” que eles mesmos – ou outros – criaram.

Muitos gestores desperdiçam tempo demasiado porque “brincam” de super-heróis; ou seja, eles estão sempre prontos a entrar em ação e apagar um incêndio. Isso ocorre porque são movidos pela ansiedade deles e dos outros, mas quando “espremem” as frutas das mensagens percebem que sobrou pouco “suco”.

Os Gerentes não podem deixar que sua ansiedade – e a dos outros – os contamine, pois viver para “apagar incêndios” é como correr numa esteira ergométrica, onde nos esforçamos muito e não chegamos a lugar algum.

Dessa forma, no seu cotidiano um gestor deve saber agir planejadamente, aprendendo a diferenciar urgência de angústia. A angústia dos outros dos outros pode se transformar numa urgência, mas pode não ser necessariamente urgente para o Gerente.

Diante disso, ele deve saber planejar com inteligência e agir com urgência, mas não pela angústia alheia e sim pela real necessidade de sua própria urgência.

Planejando Seu Dia-a-Dia

Para saber aonde vai um Gerente precisa alocar tempo para o planejamento e, na sua programação do tempo, ele deverá alocar para si certa parcela de tempo tranquila a cada dia a fim de definir prioridades. Além disso, o gestor também precisará de tempo para colocar seu subconsciente para funcionar, pensar criativamente, relaxar e / ou desenvolver novas habilidades.

Diante disso, quando montar sua programação diária o Gerente não deve se esquecer de deixar algum tempo entre seus compromissos para tratar as emergências repentinas.

O tempo de transição – entre atividades importantes – pode ser reservado para tarefas simples; ou seja, tarefas que consumam de cinco a quinze minutos no máximo.

Dessa forma, o Gerente deve usar seu “melhor período de tempo” para as tarefas prioritárias. Digamos que ele se sinta melhor durante o período da manhã, quando sua energia está no auge entre às oito horas até ao meio-dia.

Durante pelo menos duas horas ele deve se esforçar para não receber nenhum telefonema, nenhuma visita e nem mesmo assuntos corriqueiros com colegas – somente trabalho tranquilo.

Deveria haver exceções? Tão poucas quanto possível. O benefício? O Gerente realiza em duas horas o que normalmente levaria três. Sendo assim, se o gestor for efetivamente uma pessoa matinal ele deve programar sua “hora tranquila” para esse período do dia. Seguem abaixo algumas dicas:

·        Feche sua porta.

·        Faça com que interceptem os telefonemas e os visitantes.

·        Não marque compromissos durante essa “hora tranquila”.

·        Gaste o tempo e a abundância de sua energia trabalhando naquela tarefa que trará maior contribuição para suas metas organizacionais.