“O tempo é o nosso recurso mais escasso. Se ele não for administrado,
nada mais pode ser administrado” (Peter Drucker).
Geralmente, os negócios se ocupam da
gestão inteligente de alguns recursos como a gestão de capital, materiais,
recursos humanos, gestão da informação e a gestão do tempo.
Os quatro (4) primeiros recursos podem
ser manipulados pelo homem, uma vez que o capital poderá ser aumentado, gasto
ou mantido; recursos humanos podem ser substituídos e a informação pode ser
obtida. Mas, o tempo é único e você não o consegue tempo a mais.
O tempo é o único recurso que deve ser
gasto (investido ou desperdiçado) no momento em que o possuímos. Dessa forma, a
própria noção do tempo é um paradoxo, pois você só pode administrar a si mesmo
em relação ao tempo.
Você não pode decidir se vai
gastá-lo, mas somente como irá fazê-lo, pois uma vez
desperdiçado seu tempo ele terá passado e você não poderá substituí-lo. A boa
administração do tempo é o fator mais importante na administração de si mesmo,
de seu trabalho e até dos outros. Não tente conquistar o tempo; trabalhe com
ele; transforme-o em um amigo.
Verifique as maneiras pelas quais
controla agora o seu tempo disponível. Ninguém tem controle total sobre sua
agenda diária; pois alguém, ou algo, sempre requer sua atenção. Mesmo dentro do
tempo já estruturado, você tem a oportunidade de selecionar quais as tarefas
que tratará e com qual prioridade.
E, ao exercer suas escolhas, começará a
controlar melhor seu tempo. Os princípios da administração eficaz do tempo
estão estabelecidos nas etapas abaixo:
·
Faça uma lista: nada será feito até que esteja em uma
“lista de coisas a fazer”. Mas, uma vez que haja uma lista, todas têm uma
chance.
·
Atribua prioridades: o que deve ser
feito primeiro? E a seguir? Arrume os itens de sua lista por ordem de
importância.
·
Faça primeiro o mais importante: a mais alta
prioridade é mais importante, por razões que você mesmo determina.
·
Não tolere interrupções: nem mesmo de uma
oferta grátis de inspeção sanitária, porque além disso você nem mesmo atenderá
ao telefone
·
Mantenha-se no item, até que o tempo acabe: reinicie o trabalho
no momento em que o tempo estiver disponível novamente. Sempre estará.
·
Trabalhe no item 1 até que o tenha terminado: então inicie o item
2, que agora passará a ser o item 1
Como Evitar Atrasos Auto Infligidos:
Muitas atividades consumidoras de tempo
não estão sob seu controle, tais como:
·
Comparecer a formatura da filha de seu chefe
·
Seu melhor Cliente interessou-se em assistir uma peça de teatro na sua
cidade
·
Um compromisso imprevisto na Receita Federal
Nesses casos pergunte-se o que
aconteceria se você não comparecesse. Seu senso global de prioridades o leva a
dar atenção a algumas surpresas externas. O Gerente eficaz acolhe com prazer as
tomadas de decisão; elas são a razão do seu salário.
Em cada caso, tente obter tantos fatos
quanto possíveis, porque você nunca conseguirá reuni-los completamente. E
quando obtiver todos os que puder, tome a decisão.
A maioria das distrações vem dos
outros, mas a menos que as combata elas também podem se configurar como auto
infligidas. Use esses remédios para evitar os atrasos auto infligidos:
·
Quando lhe passarem o trabalho de outra pessoa, devolva-o com tato, mas
firmemente.
·
Não gaste mais tempo que o necessário atendendo visitantes. E não retire
tempo da sua programação para visitar inesperadamente as pessoas.
·
Se precisar sair do escritório, limite esse tempo e não o ultrapasse.
·
Programe as viagens para períodos contínuos e agrupe cuidadosamente seus
compromissos.
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